บทที่ 2 ข้อมูล สารสนเทศ และการจัดการ

1.ข้อมูลเเละสารสนเทศ
-ข้อมูล (data) หมายถึง ข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ต่างๆที่เกิดขึ้นหรือมีลักษณะหลายอย่างผสมผสานเข้าด้วยกัน
-สารสนเทศ (information) หมายถึง ข้อมูลต่างๆที่ผ่านการประมวลผลเเล้ว ซึ่งถูกต้องเเม่นยำเเละตรงกับความต้องการของผู้ใช้

ลักษณะของข้อมูลที่ดี  ข้อมูลที่ดีจะต้องเป็นข้อมูลที่มีคุณภาพ มีความสมบูรณ์ในระดับที่เหมาะสมเเละตรงกับความต้องการของผู้ใช้ โดยข้อมูลที่ดีควรมีลักษณะดังนี้
-มีความถูกต้องเเละเเม่นยำ เป็นสิ่งสำคัญอย่างมาก เพราะหากข้อมูลไม่ถูกต้องหรือไม่น่าเชื่อถือ ผู้ใช้ก็ไม่สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้ประโยชน์ได้
-มีความสมบูรณ์ครบถ้วน ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์กระชับเเละชัดเจนก็จะทำให้ข้อมูลนั้นมีคุณภาพเกิดความน่าเชื่อถือ
-ถูกต้อง รวดเร็ว เเละเป็นปัจจุบัน ข้อมูลที่มีความถูกต้อง สด ใหม่ เเละทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน จะทำให้ผู้ใช้ได้เปรียบคู่เเข่งอย่างมาก

-ความสอดคล้องของข้อมูล การเก็บรวบรวมข้อมูล ควรวางเเผนหรือสรุปเป็นหัวข้อตามความต้องการของผู้ใช้งาน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้งานมากที่สุด

4.ชนิดและลักษณะของข้อมูล

  ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลเเบ่งออกเป็น 2 ชนิดได้เเก่
  -ข้อมูลที่เป็นตัวเลข (numeric data) คือ ข้อมูลที่ใช้เเทนจำนวนที่สามารถนำไปคำนวณได้ ซึ่งเขียนได้หลายรูปเเบบคือ เลขจำนวนเต็ม เเละ เลขทศนิยม
   -ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระ (character data) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักษรเเละไม่สามารถนำไปคำนวณได้ เเต่นำมาเรียงต่อกันให้มีความหมายได้

ประเภทของข้อมูล เราสามารถเเบ่งประเภทของข้อมูลได้ 2 ประเภทใหญ่ๆได้เเก่

  ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมหรือบันทึกจากเเหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งไม่ได้คัดลอกจากบุคคลอื่น ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย เเละเป็นปัจจุบันมากกว่าข้อมูลทุติยภูมิ
  ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมหรือเรียบเรียงไว้เเล้ว ซึ่งเป็นข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้

2.กระบวนการจัดการสารสนเทศเราสามารถเเบ่งประเภทของข้อมูลได้ 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ

-การรวบรวมเเละตรวจสอบข้อมูล 
 การรวบรวมข้อมูล เป็นจุดเริ่มต้นของการดำเนินงาน ซึ่งใช้เทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บข้อมูล
 การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการรวบรวมข้อมูล ก็จำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง ซึ่งหากพบความผิดพลาดก็จะต้องเเก้ไขโดยอาจใช้สายตาของมนุษย์หรือใช้คอมพิวเตอร์ช่วยตรวจสอบ
-การประมวลผลข้อมูล ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้
  การจัดกลุ่มข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บควรจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่ที่ชัดเจน เพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งานต่อไป
  การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดกลุ่มเป็นหมวดหมู่เเล้ว ก็ควรจัดเรียงข้อมูลที่มีความสำคัญตามลำดับตัวเลขหรืออักขระเพื่อสะดวกเเละประหยัดเวลาในการค้นหาข้อมูล
  การสรุปผลข้อมูล หลังจากจัดเรียงลำดับความสำคัญของข้อมูลต่างๆเเล้ว ก็ควรสรุปข้อมูลเหล่านั้นให้กระชับเเละได้ใจความสำคัญ เพื่อรอการนำไปใช้ประโยชน์ต่อไป
-การจัดเก็บเเละดูเเลรักษาข้อมูล ประกอบด้วยขั้นตอน ดังนี้
  การเก็บรักษาข้อมูล การนำข้อมูลที่ประมวลผลเเล้วมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ
  การทำสำเนาข้อมูล การคัดลอกข้อมูลจากต้นฉบับเพื่อเก็บรักษา หากข้อมูลต้นฉบับเสียหาย ก็สามารถนำข้อมูลที่ทำสำเนาไว้มาใช้ได้ในทันที
-การเเสดงผลข้อมูล
  การสื่อสารเเละเผยเเพร่ข้อมูล เป็นเรื่องสำคัญเเละมีบทบาทอย่างมาก เพราะหากได้รับข้อมูลข่าวสารที่รวดเร็วเเละทันเวลา ผู้ใช้งานก็สามารถนำข้อมูลเหล่านั้นมาใช้ประโยชน์ได้เต็มศักยภาพ
  การปรับปรุงข้อมูล หลังจากที่ได้เผยเเพร่ข้อมูลไปเเล้ว ก็ควรมีการติดตามผลตอบกลับ เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นมาปรับปรุงเเก้ไขให้ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา เเละควรจัดเก็บอย่างเป็นระบบเพื่อง่ายต่อการใช้งาน

3.ข้อมูลในระบบคอมพิวเตอร์
-ระบบเลขฐานสอง การสื่อสารกับคอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะเป็นการเก็บข้อมูลหรือการสั่งงานจะต้องอาศัยระบบเลขฐานสอง เนื่องจากคอมพิวเตอร์ทำงานด้วยสัญญาณไฟฟ้าโดยเเทนตัวเลขศูนย์ เเละหนึ่ง โดยเเต่ละหลักจะเรียกว่า บิต เเละเมื่อนำตัวเลขหลายๆบิตมาเรียงต่อกันเท่ากับ 1 ไบต์ จะใช้สร้างรหัสเเทนจำนวน อักขระ สัญลักษณ์ ทั้ภาษาไทยเเละภาษาอังกฤษได้

รหัสเเทนข้อมูล เพื่อให้การเเลกเปลี่ยนข้อความระหว่างมนุษย์กับคอมพิวเตอร์เป็นไปในเเนวเดียวกัน จึงมีการกำหนดมาตรฐานรหัสเเทนข้อมูลในระบบเลขฐานสองขึ้น โดยมีรายละเอียดต่างๆดังนี้

-รหัสเเอสกี (American Standard Code Information Interchange:ASCII) เป็นรหัสเเทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือเท่ากับ 1 ไบต์ เเทนอักขระหรือสัญลักษณ์เเต่ละตัว ซึ่งหมายความว่าการเเทนอักขระเเต่ละตัวจะประกอบด้วยเลขฐานสอง 8 บิตเรียงกัน
-รหัสยูนิโค้ด (Unicode) เป็นรหัสเเทนข้อมูลด้วยเลขฐานสองจำนวน 16 บิต เนื่องจากตัวอักษรบางประเภเป็นตัวอักษรภาษาจีนเเละภาษาญี่ปุ่น ซึ่งมีตัวอักษรเป็นหมื่นตัว หากใช้รหัสที่เป็นเลขฐานสอง 8 บิตจะเเทนรูปเเบบตัวอักษรได้เพียง 256 รูปเเบบ ด้วยเหตุนี้จึงได้สร้างรหัสใหม่ขึ้นมาเเทน โดยเเทนตัวอักขระได้ 65,536 ตัว เเละยังใช้เเทนสัญลักษณ์กราฟิกเเละสัญลักษณ์ทางคณิตศาสตร์ได้อกด้วย
-การจัดการข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ ในการจัดเก็บข้อมูลไว้ในสื่อบันทึกต่างๆจะต้องกำหนดรูปเเบบหรือโครงสร้างของข้อมูล เพื่อให้ผู้ใช้งานเเละคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจได้ตรงกัน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
-บิต (bit) คือตัวเลขหลักใดหลักหนึ่งในระบบเลขฐานสอง ซึ่งเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดของข้อมูล
-ตัวอักขระ (character) คือ ตัวเลข ตัวอักษร หรือเครื่องหมายใดๆโดยตัวอักขระเเต่ละตัวจะใช้เลขฐานสองจำนวน 8 บิต หรือ 1 ไบต์
-เขตข้อมูล (field) คือ ข้อมูลที่เป็นตัวอักขระเรียงต่อกัน เพื่อเเทนความหมายใดความหมายหนึ่ง
-ระเบียบข้อมูล (record) คือ กลุ่มของเขตข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องกัน ตั้งเเต่ 1 เขตข้อมูลขึ้นไป
-เเฟ้มข้อมูล (file) คือ กลุ่มของระเบียนข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ตั้งเเต่หนึ่งระเบียนขึ้นไป
-ฐานข้อมูล (database) เป็นที่รวบรวมเเฟ้มข้อมูลหลายๆเเฟ้มเข้าด้วยกัน ซึ่งจะต้องมีความสัมพันธ์กันโดยใช้เขตข้อมูลที่เหมือนกันเป็นตัวเชื่อมระหว่างกัน

4.จริยธรรมในการใช้ข้อมูล ประเด็นต่างๆที่น่าสนใจเกี่ยวกับจริยธรรมในการใช้ข้อมูล มีดังนี้

-ความเป็นส่วนตัว (privacy) ก่อนที่จะเผยเเพร่ข้อมูลทุกครั้งต้องคำนึงถึงข้อมูลที่มีความเป็นส่วนตัวสูง ซึ่งหากข้อมูลถูกพวกมิจฉาชีพนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ก็จะสร้างความเดือดร้อนให้เเก่เจ้าของข้อมูลได้
-ความถูกต้อง (accuracy) ก่อนที่จะเผยเเพร่ข้อมูลใดๆควรตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลนั้นเสียก่อน เพราะถ้าผู้รับข้อมูลได้รับข้อมูลที่ผิด ก็จะไม่สามารถนำข้อมูลนั้นไปใช้ประโยชน์อะไรได้เลย ซึ่งจะทำให้เสียเวลาในการค้นหาใหม่
-ความเป็นเจ้าของ (property) การละเมิดลิขสิทธิ์หรือทรัพย์สินทางปัญญา จะทำให้เกิดความเสียหายทางธุรกิจต่อเจ้าของข้อมูล ผู้ใช้จึงควรระมัดระวังในการนำข้อมูลต่างๆมาใช้งาน ว่าได้รับอนุญาติจากเจ้าของข้อมูลหรือไม่ ซึ่งหากละเมิดลิขสิทธิ์ก็จะมีความผิดตามกฎหมาย
-การเข้าถึงข้อมูล (accessibility) การใช้งานคอมพิวเตอร์มักมีการกำหนดสิทธิตามระดับของผู้ใช้งาน ก็เพื่อป้องกันเเละรักษาความลับของข้อมูล ซึ่งการเข้าถึงข้อมูลของผู้อื่นโดยไม่ได้รับอนุญาต ถือว่าเป็นการผิดจริยธรรมเช่นเดียวกับการละเมิดข้อมูลส่วนตัว

คำถามท้ายบท

1. ข้อมูลที่ใช้ในการประมวลผลเเบ่งออกเป็นกี่ประเภท

ตอบ  ข้อมูลปฐมภูมิ (primary data) คือ ข้อมูลที่ได้จากการรวบรวมหรือบันทึกจากเเหล่งข้อมูลโดยตรง ซึ่งไม่ได้คัดลอกจากบุคคลอื่น ข้อมูลที่ได้จะมีความถูกต้อง ทันสมัย เเละเป็นปัจจุบันมากกว่าข้อมูลทุติยภูมิ

  ข้อมูลทุติยภูมิ (secondary data) คือ ข้อมูลที่มีผู้รวบรวมหรือเรียบเรียงไว้เเล้ว ซึ่งเป็นข้อมูลสารสนเทศที่สามารถนำมาใช้อ้างอิงได้

2. สารสนเทศ (information) หมายถึง 

ตอบ  ข้อมูลต่างๆที่ผ่านการประมวลผลเเล้ว ซึ่งถูกต้องเเม่นยำเเละตรงกับความต้องการของผู้ใช้